【新人職場ju守則-06】這樣切割時間,打造工作平衡!

在行程被工作擠滿的台灣社會,時間管理成為一種顯學,很多人都會跟妳說要成為一名成功人士最重要的就是有沒有辦法有效善用時間或是做好自己的時間管理。

假設在妳有辦法做好自律的情況下,如何分配好生活與工作的行程安排相信許多人都有一套自己的方式,在這邊文章中ju希望告訴大家的是更多的小技巧,除了安排行程之外,更重要的是如何透過「安排行程」來打造出高效率的工作模式與健康心態。

所謂時間管理絕對不僅僅是了解使用了多少時間經營某件事或是交通安排計算好讓妳的移動時間效率最大化。透過有方法地安排自己的行程還可以讓自己的心態也調整好,在執行時更專注於眼前的行程,在做事情的時候事半功倍。

主題日的魔力:星期135/246

每周七天的循環是大家非常熟悉的時間定律,也是我們所使用非常習慣的時間管理系統,小時候補習班常常是星期135或星期246來規劃課程,因為當我們要學習某些技藝或是培養習慣的時候,長時間穩定的訓練會比高度密集的短期循環來得更有效用。

而在國高中準備升學考試時也常常聽到有人預設每天不同的學習科目,之所以會有這樣的優勢是在於當妳提前設定好每天應該做的事情時,妳的心理狀態會在一天的開始就做好準備並且沉浸在相對應的環境中,提早進入「狀態」是非常實用的技巧,不僅在運動界中可以時常看到實例,也越來越多企業管理公司開始運用所謂的心流理論(Flow Theory)

由 Mihaly Csikszentmihalyi 提出的心流理論告訴我們,當高度集中進行某件活動時,或降低對其他事物的感知程度,從而提升眼前活動的敏感性與關注力。

在這樣的情況下無論是學習,或者妳要完成某樣作業時,都會特別地有效率並且處於開心的狀態。而主題日就是透過這樣的儀式感來幫助妳進入完美模式,規劃一天的「主題」並切割出大量時間專心處理這件事,可以讓你在工作的進度上更有效率!

生理時鐘的變換:早上、下午和晚上

我們都時常聽到坊間的勵志書籍常常告訴我們那些知名的大成功人士都是每日早起努力打拼而且日復一日才累積出偉大的成就。

太陽的循環也是我們生理時鐘非常熟悉的天然管理模式,當然我們不一定要選擇每天清晨早起來處理公事,但是我們可以讓自己安排在適當的時間做自己最有效率的事。

有些人早上起來容易昏昏沉沉,如果妳也是這樣的人,可以把早上的行程都安排制式化的作業,例如手工傳單的製作、文件列印或是電腦軟體的更新等等不需要特別思考的作業。如果是妳已經熟能生巧的工作事項也可以選擇安排在這個時段,然後把精神力更高的時間點安排處理高強度或是高重要性的工作。

每個人的日照生理時鐘不盡相同,先在一天的行程中選出妳最有效工作與專注的時段,然後在安排工作時程,藉由三餐與日照做為切割時間的工具,把握妳最有效工作的時間。

心態的轉折:上班和加班

許多人在加班時後往往會容易因為心裡想要早點離開的狀態而爆發驚人的作業效率,反而在制式上班的煩躁過程中處於工作力低下的狀態。這是由於當下心情上的轉變。

對於很多人來說,這是一個非常不好很且很難去改善的壞習慣。但是在近幾年來這反而變成了一種機會:斜槓與自由工作者的崛起。越來越多的人會在閒暇之餘擁有第二專長兼職工作或透過其他的技術賺錢來增加收入,如果妳也是這樣的人就可以好好地利用正職時間與加班時間來處理時間管理。

當然這必須建立在妳的工作環境允許妳這樣操作,完全可以利用上班時間來處理比較基礎的事情甚至到中高階職位還有空間可以處理一些私人事情,然後把原本應該用在私人時間的加班時段拿來做工作上的爆發衝刺。

不過重要的是要拿出成果,即使在重視過程秩序的華人社會當中,只要妳有辦法運用好時間管理與正確的心態做出成果,很多時候是可以被允許有一些彈性的操作而且往往被人羨慕你可以高度掌控自己的行程與工作成績。

輪班的狀態下怎麼調整呢?

在服務業異常興盛的台灣會有許多年輕人煩惱:我的工作沒有固定的時間循環,沒辦法像前面提到的每周固定周休二日或是必須要早晚班輪班很難訂出作息時間,那要怎麼進行時間上的分割來做好時間管理呢?

這時候妳就不能再用大家一般常用的星期幾或是三餐時間來做為劃分行程的工具了,甚至在服務業加班也成為一種常態,很難透過上班與加班時間來調整心態。

這時候還有一個方式是可以嘗試透過工作的種類與狀態來區分。

工作的忙碌程度或種類

先把妳每天的工作細節簡單的分類,如果以餐廳外場來說可能會有忙碌時段、休閒時段、整理時段。如果要兼具運用時間來背外語單字,大概只能運用休閒時段。

而忙碌時段除了專心工作之外妳也可以試著安排需要思考的行程,例如空想來規劃自己在創作的小說要怎麼進行下一篇章,或是近期人際關係的安排是否需要和朋友來場久違的聚會。

一開始或許一心二用會有點不適應,但是久而久之就可以慢慢地養成習慣,或是固定在A餐廳工作的上班前用來練習英文、B咖啡店的下班後固定用來放鬆心情都是很漂亮的時間切割法。

END.

有秩序地切割時間並且養成儀式感,不僅僅可以增加自己在工作上的效率,也可以透過較為穩定的生活型態來適應環境將生活逐漸舒適化,當妳在舒適圈待過一陣子培養足夠實力後就可以在打破現況,增加行程或是工作難度。

在台灣往往被工作壓搾的時間不足或無法享有生活上彈性,但是必須更有技巧地運用時間管理(Time management)也可以成為台灣人的優勢,讓我們在同樣的環境下進行工作運行時,發揮更強的執行力。

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