【新人職場ju守則-19】 第一次主持會議要注意的3個會議守則!!

現在越來越多面試習慣用工作坊的方式,面試官會在一旁觀察你在小組中餐與討論或者領導的情況,這時的小組會議該怎麼開,你該怎麼樣促成一段有效的會議討論,成為了你是否被錄取的重要關鍵。

無論是在學校是帶領小組討論,或是你工作開始有管理責任,需要領導會議進行,一個好的會議可以避免時間的虛耗、精神的折損,甚至可以帶領專案大大邁出一步,是內部溝通是否有效的一個非常重要的環節。

JU提供三個非常重要的守則,從你還是菜鳥主管到你未來變成企業CEO都終身後用的核心原則,讓你成為會議中最值得信賴的好夥伴。

▲ 會議要做的不是討論,是決策

越是快速發展和成長的公司,在會議的時間越短。

今天如果招開會議的目的是促進大家的感情,大可以選擇聚餐或者團康等更有效的方式;如果是為了開放式討論,希望大家提供看法,那麼在溝通軟體與專案管理APP盛行的科技社會中,大可選擇群組討論或者線上留言的來減低安排會議的麻煩。

『會議的重點在於決策。』

任何一場沒有結果的會議或是沒有達成共識方向的會議都是浪費時間,為了達到會議能產出有效結果,有幾件非常重要的事要記住:

1、議程和相關資料請先準備好

如果今天到了會議,與會者兩手空空的入場,可能還要花20分鐘的時間讓大家閱讀資料,不然就是在表決的過程中大家都不知道這項專案到底在做什麼,只是無效無目的地給出建議,無論是哪一種都絕對不是好現象。

一定要在會議之前讓參加的人提前找時間解決這些不用大家聚在一起才能解決的事情,到了會議上就針對議題提出想法,快速有效地彙整大家的思考點,做出決定,才是一場有效率的好會議。

2、不要害怕別人臉色,大膽做出決定並負責

非常容易遇到仔某些議題上有重大分歧的狀況,而如果這時候大家都不想得罪別人,這項決議就會變得非常耗時間而且冗長。在有些情況下,勢均力敵的大分歧可以讓專案變得更好,提出更多想法。但如果淪為大家都不想擔起責任,只是在打高空的混亂情況時,主持人就要有魄力地做出決斷。

你可以試圖影響討論流向(並非要導向某個選項,而是強迫討論者做出決定或破壞他們堅守的立場),或是直接果當地做絕對多數決,有做決策魄力的領導者才會是一個好的會議主持人。

▲ 尊重會議程序,會議不是誰的舞台

會議程序是絕對要釐清的絕對守則。

我們經常會遇到某些人喜歡在會議上侃侃而談,輕則講述無關緊要的瑣事,重則提起過去的陳年往事或英雄事蹟,這些其實都是非常浪費時間的行為,是絕對要避免的。

更嚴重的是某些人會為了將決議導向自己希望或是有利的方向,隨意破壞會議的流程,或者在不應該發言的時候提出意見。當遇到這樣的事情發生是,作為會議的參與者絕對要義正詞嚴地提出反駁,如果身為會議的主持人,則更應該制止這樣的行為

千萬要謹記的是會議室眾人決策或討論的場合,而不是誰的舞台,應該遵守該有的規則與秩序。

▲ 會後工作比會議討論更重要!

會議結束之後如果沒有執行一些更近的事情,那麼即使會議的效率與決策有多麼美好,也始終是一場無效的會議。

曾有一家資訊公司的A小姐跟我討論,他們公司經常開會,總經理也很有效地帶領大家完成討論,但是不知道為什麼公司的專案還是推不太動,許多應該改善的東西也沒見到實際成效。

後來她花了一段時間持續觀察會議和專案的執行狀況,發現問題大概出在兩件事情上:1.執行的方向和會議討論的有偏差;2.執行的效率不彰

1、會議記錄

會議記錄絕對是必要的,在多數狀態下我們常常只記下對自己相關或是利益關聯的會議事項,有人負責把會議討論的過程和整體的決策記錄保存不僅可以省去很多的內部溝通成本,也可以在會後對於意見分歧時有個依據。

會議記錄並不是每一句話都要記錄下來,當然你也可以選擇把過程詳細記錄後在刪減成重要的備忘錄。

甚至可以定時檢視會議紀錄的狀況做為公司開會效率的檢討,透過會議記錄,我們可以知道誰的發言是有效的,誰總是不參與討論;如果同一件事在多次的會議上不斷被提出討論,就要注意是否執行面需要監督或者出了什麼狀況。

2、執行狀況

執行狀況通常不在會議的討論範圍,但是下次例行會議時應該要能針對上次例行會議討論的決策執行提出檢討,才能檢視公司的執行團隊是否能跟上決策團隊的速度。

如果說會議討論的結果在執行面沒有得到很好的成果轉換,那麼也應該在會議提出相關的討論,否則多次開會反覆討論同一個問題或專案,其實對例行長期舉辦的會議也是一種資源的消耗,因為無論會議進行的多有效率,依然無法解決問題。

3、按照會議的結果執行

除了執行狀況有可能不佳引起資源的虛耗之外,有時我們也要注意執行團隊是否依造會議結果的方向運行。

如果執行團隊很用力地在推動專案的進行,但是卻和會議的決策是不同的想法,那麼我們必須要很警惕是開會的代表在溝通方面出了問題,又或者是會議決策和實務面有所落差。

如果有這樣的現象卻沒有人解決,長久累積下來會造成會議與執行團隊活在不同次元,甚至可能造成公司成員彼此間的不信任。

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